Privacy Statement Leerplicht gemeente Súdwest-Fryslân en RMC Zuidwest-Friesland
Wij zijn:
De afdeling Leerplicht/RMC van de gemeente Súdwest-Fryslân.
Onze medewerkers houden zich bezig met de volgende taken: leerlingenadministratie, leerplicht, mbo-leerplicht, voortijdig schoolverlaten en jongeren in een kwetsbare positie. We werken voor jeugdigen tot 23 jaar.
Als contactgemeente voeren we de taken mbo-leerplicht, voortijdig schoolverlaten en jongeren in een kwetsbare positie ook uit voor de gemeente De Fryske Marren.
Missie en visie
Missie
“Alle bern te plak.”
Visie
Wij staan voor korte lijnen met onze ketenpartners waardoor wij een sluitende aanpak realiseren en onze jongeren in staat stellen onderwijs te volgen, een startkwalificatie te halen, te participeren in werk en in de maatschappij.
Technologische ontwikkelingen in samenhang met steeds meer digitale dienstverlening stellen andere eisen aan de bescherming van persoonsgegevens en privacy. Wij behandelen uw persoonsgegevens met zorg, onder andere door maatregelen te nemen op het gebied van informatiebeveiliging, dataminimalisatie en transparantie.
Voor de omgang met persoonsgegevens gelden in het bijzonder de volgende wet- en regelgeving:
- De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
- De Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Deze wet- en regelgeving voorziet in algemene regels waar wij ons aan moeten houden bij de verwerking van persoonsgegevens. De Autoriteit Persoonsgegevens houdt toezicht op de naleving van de regels voor het gebruik van persoonsgegevens.
Uitgangspunten
Wij dragen zorg voor de beveiliging van persoonsgegevens en respecteren ieders privacy. Om dit te waarborgen hanteren wij de volgende uitgangspunten:
Transparantie
Het beginsel van transparantie houdt in dat voor u inzichtelijk is in hoeverre en op welke manier uw persoonsgegevens worden verwerkt.
Grondslag, doelbinding, rechtmatigheid en behoorlijkheid
Uw persoonsgegevens worden alleen voor vooraf bepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doelen verzameld en verwerkt. Persoonsgegevens worden alleen met een gerechtvaardigde grondslag verwerkt.
Minimale gegevensverwerking
Alleen persoonsgegevens die minimaal noodzakelijk zijn worden verwerkt.
Bewaartermijn
Tot maximaal 5 jaar na afsluiting van het dossier.
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig is. Het bewaren van persoonsgegevens kan nodig zijn voor de uitvoering van een overeenkomst met u of om wettelijke bepalingen te kunnen naleven.
Vertrouwelijkheid
Wij gaan zorgvuldig om met uw persoonsgegevens en behandelen deze vertrouwelijk. Daarbij zorgen wij voor passende beveiliging van persoonsgegevens.
Subsidiariteit en proportionaliteit
Dat betekent dat het doel, de aard en omvang van de persoonsgegevens die worden verwerkt met elkaar in verhouding zijn en dat we niet meer gegevens verwerken dan noodzakelijk is voor de uitvoering van onze taken.
Beveiliging persoonsgegevens
De persoonsgegevens zijn beveiligd volgens de Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten. Voor het verzenden van e-mails wordt gebruik gemaakt van versleutelde verzending door middel van Cryptshare en Filecap.
Grondslag voor Verwerking van Persoonsgegevens
Persoonsgegevens zijn gegevens waarmee een persoon identificeerbaar is.
De persoonsgegevens verwerken wij in verband met het uitvoeren van een taak van algemeen belang (artikel 6 lid 1 onder e AVG), namelijk:
- toezicht houden op de leerplicht
- het voorkomen en bestrijden van verzuim en voortijdig schoolverlaten
- het monitoren en begeleiden van de overstap van jongeren in een kwetsbare positie naar een vervolgopleiding of de arbeidsmarkt
Deze taken zijn vastgelegd in:
- Leerplichtwet 1969
- Wet op het Voortgezet Onderwijs art. 118 h
- de Wet Educatie Beroepsonderwijs art. 8.3.2. , en
- de Wet op de Expertisecentra art. 162 b lid 2
De medewerker leerplicht/RMC legt slechts een leerlingdossier aan over een jongere indien de medewerker leerplicht/RMC contacten heeft met de jongere of derden over diens:
- vervangende leerplicht; en/of
- vrijstelling van inschrijving; en/of
- vrijstelling van schoolbezoek; en/of
- (vermoeden van) absoluut verzuim; en/of
- (vermoeden van) relatief verzuim; en/of
- (vermoeden van) voortijdig schoolverlaten; en/of
- situatie die leidt tot bespreking in een (preventief) georganiseerd overleg (ZAT) indien er sprake is van ongeoorloofd schoolverzuim; en/of
- signalen die uiteindelijk kunnen leiden tot een van bovenstaande situaties.
Welke persoonsgegevens
In het leerlingdossier neemt de medewerker leerplicht/RMC de volgende gegevens op:
-
- burgerservicenummer, onderwijsnummer of administratienummer;
- voornamen en achternaam;
- geslacht;
- geboortedatum en -plaats;
- nationaliteit;
- naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke gegevens van de ouders, voogden of verzorgers;
- school (scholen) van inschrijving, met gevolgde klassen en/of onderwijssoort;
- kennisgeving(en) van beroep op vrijstelling van inschrijfplicht;
- kennisgeving(en) van (vermoedelijk) schoolverzuim;
- Melding(en) van het verzuim geleverd door DUO
- Verzuimoverzicht en aanvullende informatie van school of onderwijsinstelling
- aanvragen en behandeling van aanvragen voor vrijstelling van schoolbezoek;
- afschrift van correspondentie met betrekking tot de jongere indien er sprake is van ongeoorloofd schoolverzuim;
- verslagen van gesprekken met dan wel over de jongere indien er sprake is van ongeoorloofd schoolverzuim;
- aantekeningen en notities met betrekking tot de jongere indien er sprake is van ongeoorloofd schoolverzuim;
- afschrift van de melding aan de Sociale Verzekeringsbank;
- afschrift van de Halt-verwijzing;
- afschrift last onder dwangsom; afschrift van proces-verbaal van de jongere;
- eventueel behaalde diploma’s.
- persoonlijke omstandigheden die voor het halen van een startkwalificatie meegewogen moeten worden indien er sprake is van ongeoorloofd schoolverzuim
- gegevens in het kader van de preventieve aanpak in Zuidwest-Friesland zoals omschreven in het verwerkingsregister.
Verantwoordelijke
Het college van burgemeester en wethouders is de verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens. De gemeente heeft een Functionaris Gegevensbescherming (FG) aangesteld. U kunt de FG van de gemeente bereiken via privacy@sudwestfryslan.nl.
Verwerkers
Voor het verwerken van de persoonsgegevens maken wij gebruik van software applicaties. Dit zijn zogenaamde derden. Hierover hebben wij met deze derden afspraken gemaakt, die zijn vastgelegd in een Verwerkersovereenkomst. Er is ook een verwerkersovereenkomst afgesloten tussen gemeente Súdwest-Fryslân (verwerker) en gemeente De Fryske Marren (verantwoordelijke) voor het uitvoeren van de werkzaamheden als contactgemeente.
Delen van persoonsgegevens
We delen persoonsgegevens in overeenstemming met de wettelijke eisen. Indien nodig vragen we expliciete toestemming voor het delen van gegevens. We maken altijd duidelijk met wie we welke gegevens delen en met welk doel. Wanneer er sprake is van een vitaal belang kan het noodzakelijk zijn om dit achterwege te laten. Wij delen onder andere gegevens met de school of onderwijsinstelling, DUO, Sociale Verzekeringsbank en bureau Halt.
Uw rechten
U heeft wettelijk gezien een aantal rechten die te maken hebben met de verwerking van uw persoonsgegevens. Het gaat om de volgende rechten:
Recht op informatie
Dit recht vangt aan bij het vragen van uw persoonsgegevens of de eerste verwerking van uw persoonsgegevens. Met deze privacyverklaring geven wij invulling aan uw recht op informatie.
Recht op inzage
U heeft het recht om, als er persoonsgegevens van u verwerkt worden, inzage te verkrijgen (artikel 15 AVG) in uw eigen persoonsgegevens. Via deze link kunt u een verzoek om inzage indienen. U kunt ook persoonlijk bij Burgerzaken om een inzageverzoek vragen. U dient daarbij een geldig identiteitsbewijs (paspoort of identiteitskaart) te tonen.
Recht op rectificatie
U heeft het recht om onverwijld rectificatie van onjuiste persoonsgegevens te verkrijgen (artikel 16 AVG).
Recht op gegevenswissing
Het recht op vergetelheid wordt ook wel recht op gegevenswissing genoemd (artikel 17 AVG). Onder de AVG mag u onder omstandigheden ook een verzoek doen tot wissing (verwijdering) van de persoonsgegevens:
- de persoonsgegevens zijn niet langer nodig voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of anderszins verwerkt;
- u trekt de toestemming om te verwerken in, en er is geen andere rechtsgrond
- u maakt bezwaar tegen de verwerking, en er zijn geen prevalerende dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking,
- de persoonsgegevens zijn onrechtmatig verwerkt.
Voor het uitoefenen van het recht op rectificatie of gegevenswissing vragen wij u om contact met ons op te nemen.
Besluit op uw verzoek
Binnen een maand na ontvangst wordt uw verzoek beoordeeld en ontvangt u een besluit. Deze termijn kan in een aantal situaties verlengd worden. U ontvangt daarover dan bericht.
Klachten
Voor klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen met de Functionaris Gegevensbescherming (FG) van de gemeente De Fryske Marren/Gemeente Súdwest-Fryslân. De FG is bereikbaar via privacy@defryskemarren.nl, of 14 05 14. De FG van Súdwest-Fryslân is bereikbaar via privacy@sudwestfryslan.nl of 14 05 15.
Ook is het mogelijk een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).
Wijzigen privacyverklaring
Deze privacyverklaring kan gewijzigd worden, zonder voorafgaande waarschuwing. Wijzigingen treden in werking vanaf het moment dat ze gepubliceerd zijn. Wij raden u aan de privacyverklaring geregeld te raadplegen, zodat u van deze wijzigingen op de hoogte bent.
Als u vragen heeft over deze privacyverklaring, dan kunt u dit kenbaar maken aan de Functionaris Gegevensbescherming (FG) van de gemeente De Fryske Marren/Súdwest-Fryslân. De FG van De Fryske Marren is bereikbaar via privacy@defryskemarren.nl of 14 05 14. De FG van Súdwest-Fryslân is bereikbaar via privacy@sudwestfryslan.nl of 14 05 15.
Meer informatie over AVG vindt u op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens. https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/